オフィス移転は今より快適な職場環境への第一歩

オフィス移転は快適な職場環境にするために行うものです。そのためかなり綿密な事前準備が必要です。準備の最初は「計画の立案」です。移転の理由、目的、新しいオフィスの条件を明確にして、 現在のオフィスのコストや生産性、働いている人の満足度などを考慮にいれます。そのうえで現在のオフィスの施設運営費の把握、メンテナンスを見ておきます。さらに「現オフィスの契約内容確認」をします。解約予告期間はどうなっているのかに注意します。通常、賃貸オフィス解約は6カ月前にオーナー側に提示していることが必要です。また期間内に解約した場合、現オフィスと新オフィスと賃料・共益費を2重に支払うことになりますし、期間内解約の場合、違約金が発生する場合もあります。最後が「現オフィスの原状回復」です。契約終了時に原状回復する義務があるので壁や天井、床仕上げ材の塗装、張り替えなど費用を負担する原状回復の範囲を契約書で確認します。

オフィス選びのたくさんのポイント

オフィス移転の第2段階は、「オフィス選び」です。最低でも10以上のチェックポイントがあります。①駅から近いか、銀行、郵便局、食事などが近いかなどの立地条件②トイレや廊下を除いた仕事で使う有効面積の確認④快適な環境のために天井の高さが2.6m以上かなどの確認⑤防犯システムなどの管理体制はどうなっているか⑥電気容量や電話回線が不足してないかを注意し、光ケーブルやなどは専用回線などのOA機器への対応⑦空調システム⑧耐震基準⑨駐車場?共益費⑪他のテナントがどんな会社がはいっているか⑫残業、休日出勤を考慮に入れてオフィスの使用時間の制限がないかの確認、以上、さまざまなポイントがあります。 そして候補物件が決まると、そのビルのオーナーに「借室申込書」を会社概要を添付して提出します。通常1週間程度で返答があります。

契約、オフィスプランニング、引っ越し

オフィス移転の第3段階が「契約」です。契約面積には専用面積と共用面積の違いに注意してください。共用面積とはエレベーターやトイレなど他のオフィスと共用で使用する面積です。また賃料などの債務の担保になる預託金の確認が必要です。契約時に必要なものとして実印、印鑑証明、預託金、前払いの賃料・共益費、会社謄本、仲介手数料があります。第4段階がオフィスプランニングです。快適な環境にするために、社員一人当たりのワークスペース、オフィス内の通路幅、騒音対策や色彩、適切な照明、適切な空調、収納の在り方などを丁寧に検討していきます。第4段階が移転手続きと引っ越しです。移転日が決定したら、法務局、税務署、地方納税事務所など各官庁への届け出や電話回線やリース機器、パソコンの配線などの移転手配、移転案内状・名刺、印刷物(販促物)の会社所在地表示、損害保険の加入、など細かい作業のあとようやく引っ越しになります。

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